Business Guilds ou Reuniões de Capítulos valem a pena?

5 min readAug 7, 2020

Uma jornada por reuniões com pessoas com propósitos e pensamentos diferentes, mas que compartilham o mesmo interesse, paixão ou área de atuação profissional.

Material do workshop Energizing People Plus da M30

Organização das reuniões de capítulos de Product Owners

Começamos 2020 instaurando as “reuniões de capítulos” entre as tribos da jornada de lojas físicas. Foram formados grupos para cada perfil de atuação: API developers, FrontEnd developers, QA analysts, tech leads, agile masters e product owners.

Os encontros foram organizados conforme segue:

Criação de um grupo específico no Microsoft Teams para o grupo de POs (product owners);
Definição de uma reunião recorrente, semanal, com 1h de duração;
A participação é opcional;
Foi eleito um tribe lead como mediador das reuniões;
A cada mês 1 product owner se candidata para organizar a agenda com os tópicos a serem abordados e puxa as reuniões;
Criada uma área no Confluence para compartilhamento de informações, documentações, apresentações, etc.:

Desafios

Na primeira reunião que participei já foi possível identificar os desafios de tais encontros:

Entrar em um acordo sobre o objetivo do capítulo;
Equalização de conhecimento em metodologias ágeis entre as pessoas da comunidade;
Abordar assuntos de interesse mútuo;
Obter altos índices de participação (quantidade de pessoas que entram nas reuniões e nível de participação de quem entra);

As reuniões

As reuniões abordaram ao longo do tempo assuntos como:

Gerenciamento de Backlog;
Utilização das ferramentas da Atlassian: JIRA e Confluence;
Patrono x Persona;
Métricas, KPIs e OKRs;
Roadmap ágil;
Apresentação dos produtos de cada PO;
Divulgação de treinamentos e workshops;
Dificuldades do dia a dia da função;
Compartilhamento de experiências e lições aprendidas.

No mês em que assumi a condução dos capítulos resolvi aplicar algumas dinâmicas de forma a prover a melhoria contínua com foco em melhorar o interesse pelo capítulo e consequentemente aumentar a participação dos POs.

Na primeira reunião fiz um check-in nos primeiros 5 minutos para obter os sentimentos sobre as expectativas que cada um possuía do capítulo do dia:

Gosto muito de utilizar ferramentas com posts anônimos para esse tipo de atividade, e o Mentimeter é perfeito!

Na sequência tivemos excelentes apresentações sobre os produtos de duas squads, em que a maioria desconhecia a respeito.

Como o assunto da vez na empresa era OKR, preparei com antecedência um board no Mural baseado em um material do Antonio Cesar Polo. Reservei um tempo para explicar um exemplo de OKR e na sequência tivemos 15 minutos para que cada um pudesse criar o seu, que poderia ser relacionado ao produto que são donos ou a algum objetivo pessoal.

Após finalizarmos os OKRs apliquei a prática da Happiness Door. Sou fã de utilizá-la ao término das reuniões de forma a medir a satisfação dos integrantes para traçar um plano de ação de melhoria:

Resultados Obtidos

Com o resultado do check-in obtive insights do que colocar na agenda das próximas reuniões e o que fazer com o material do board de OKRs;
Os produtos apresentados pelas squads me deram a visão da solução de alguns problemas que eu tinha que atrapalhavam o sucesso do meu produto;
Através da Happiness Door constatei que o conteúdo da reunião, a abordagem e a dinâmica agradaram muito e que o controle do tempo deveria melhorar.

Respondendo à questão do título desse artigo: vale a pena? Vale sim, e muito!

O conhecimento cross-funcional que é trocado é de valor inestimável!

Como eu resolvi os desafios descritos?

Entrar em um acordo sobre o objetivo do capítulo

Sessões de Check-in para coletar a expectativa de todos a respeito do propósito das reuniões de capítulo (fazer isso sempre que necessário, quando sentir falta de foco, por exemplo);
Realizar retrospectivas: a intenção é mapear possíveis desvios do propósito acordado e trabalhar na melhoria contínua da guilda.

Equalização de conhecimento em metodologias ágeis entre as pessoas da comunidade

Abordando, entre outros, tópicos de gerenciamento de projetos ágeis, como usar JIRA para gerenciamento de backlog de produtos e compartilhando experiências de transição de cascata para agile;

Abordar assuntos de interesse mútuo

Manter um espaço colaborativo no qual os POs colocam os temas de interesse e votam para escolher o próximo tema;

Obter altos índices de participação (o mais desafiador)

Usando ferramentas mágicas para facilitar, como Mentimeter, IdeaBoardz, Mural ou Miro;
Reproduzir vídeos engraçados de TI;
Nunca se esquecer de que se os Product Owners não verem VALOR na guilda de negócios, não haverá engajamento e, portanto, nenhuma participação.

Algumas dicas para ótimas reuniões de capítulos

Para tornar a reunião produtiva, tenha um assunto combinado previamente e siga a pauta;
Comunique a agenda da próxima reunião com antecedência de forma que as pessoas possam se preparar para o assunto;
Aborde temas diversos e pergunte regularmente sobre os assuntos desejados;
Promova dinâmicas que gere a participação de todos;
Respeite o timeBox;